گام 1- چه کسی باید تصمیم بگیرد؟ اول از همه، شاید شما به مسئله ای می پردازید که مسئله شما نیست. مطمئن باشید که پا در کفش دیگری نکرده اید، اگر چه قصد بدی هم نداشته باشید. اگر شما کسی هستید که باید تصمیم را بگیرد، به گام های بعد بروید
گام 2- چرا فکر می کنید که این یک مسئله است؟ قبل از اینکه اقدام به یافتن راه حل یا گرفتن تصمیم نمایید مطمئن شوید که این مسئله معتبر است. مطمئن شوید که تمام کسانی که در مسئله ذینفع هستند را مورد توجه قرار داده اید. با دیگر همکارانتان هم صحبت کنید که مطمئن شوید شما و آنها درک درستی از مسئله دارید. شما به کسانی نیاز دارید که در مورد مسئله رک بوده، تاثیر گذار بوده ، قدرت ریسک پذیری داشته باشند، کسانی باید باشند که دیدگاه هایشان با شما متفاوت باشد و نسبت به حل مسئله مشتاق باشند. گاهی مسئله ای ناگهانی بوجود می آید اما وقتی که زمانی صرف بررسی ابعاد مسئله می کنید متوجه می شوید که در مورد مسئله بیش از اندازه نگران بوده اید. این موضوع اغلب زمانی اتفاق می افتد که احساسات بر عقل غلبه دارد. به عنوان مثال، وقتی که کسی در مورد موقعیتی اظهار گلایه می کند، آیا دیگران نیز با او هم عقیده اند؟ آیا بین مشتریان دائمی و کسانی که همواره ناراضی اند، وجه مشترکی وجود دارد؟ ابتدا بررسی هایتان را عمیق کنید که آیا با یک مسئله واقعی روبرو هستید، سپس اقدام کنید به یافتن راه حل. وقتی چیزی خراب نیست نیاز به تعمیر ندارد. وقتی که مطمئن شدید که با یک مسئله روبرو هستید، گام های بعدی را بردارید
گام 3- مسئله کجاست؟ آیا مسئله داخلی است یا خارجی؟ آیا در بخش شماست یا در بخشی دیگر؟ آیا در بخش خاصی از شبکه وجود دارد؟ آیا شامل همه افراد می شود یا بخشی از آنان؟ قبل از اینکه به حل مسئله بپردازید، خاستگاه آن را مشخص کنید
گام 4- مسئله چه زمان رخ می دهد؟ آیا در زمان مشخصی رخ می دهد؟ آیا در زمان های پرکاری رخ می دهد؟ با مشخص کردن زمان رخ داد مسئله می توان به علت آن پی برد
گام 5- علت مسئله چیست؟ عوامل تاثیر گذار در مسئله چیست؟ نداشتن اطلاعات و دانش، ابزار نامناسب، انتظار نادرست افراد، تعداد کم افراد در انجام امور، مشکلات در فرایند یا طراحی، نداشتن کنترل و ....؟ با کمک همکارانتان، علت اصلی بروز مسئله را بیابید. تا زمانی که علت مسئله را نیافته اید، تلاش برای یافتن راه حل بیهوده است
گام 6- مسئله تا چه حد پیچیده است؟ هرچقدر مسئله پیچیده تر باشد، باید در آن عمیق تر شد. میزان پیچیدگی مسایل بستگی به اطلاعاتی دارد که برای فهم درست مسئله لازم است. نگران نباشد از اینکه مجبور شوید به عقب برگشته و فرضیاتتان و شرایط را مرور کنید تا اینکه نسبت به درک درست مسئله مطمئن شوید
گام 7- موارد ضروری کدام است و چگونه باید اولویت بندی شود؟ برخی از مسایل مهم تر از بقیه هستند. هرگز زمان خود را صرف یک مسئله پیچیده کم اهمیت نکنید در صورتیکه یک مسئله ساده بزرگ وجود دارد
گام 8- نتیجه مطلوب چیست؟ وقتی که با یک تصمیم گیری بزرگ روبرو هستید، گم شدن در جزئیات و شرایط به سادگی رخ می دهد. لیستی از موارد موافق و مخالف، مزایا و معایب، اهداف کوتاه مدت و بلند مدت تهیه کنید تا مطمئن شوید که خروجی مورد نظر شما تاثیر و کارایی لازم را دارد. درباره اهداف، گزینه ها و خطرات فکر کنید. در مورد آنچه که می خواهید انجام دهید باید کاملاً توجیه و آگاه باشید. واقعیاتی که موجود است را مرور کنید تا توسط ناخودآگاه شما جذب شود. قبل از آنکه به گام بعدی بروید، اجازه دهید این اندیشه در ذهن شما پخته شود
گام 9 – راه حل های احتمالی برای حل مسئله کدام است؟ طوفان ذهنی، یک ابزار اصلی برای یافتن راه حل های یک مسئله است مگر اینکه با یک مسئله فردی روبرو باشید. تمامی ایده ها و راه حل ها را بر روی وایت برد بنویسید و آنگاه مهم ترین آن را انتخاب کنید. در ابتدا موافقین و مخالفین راه حل ها را مشخص کنید. برای هر گزینه ریسک و هزینه آن را معلوم نمایید و برای گرفتن تصمیم نهایی آماده باشید
گام 10- تصمیم نهایی را بگیرید. باید بدانید که از چه مسیری می خواهید بروید. نسبت به راه حلی که اتخاذ می کنید متعهد باشید. متوجه باشید که نمی توان تشخیص داد که راه حل اتخاذ شده صد در صد درست است. نمی توانید آینده را پیش گویی کنید اما برای ارزیابی راه حل براساس منفعت و خطرات آن، هر اقدامی که می توانید را انجام دهید. تصمیم تان را بگیرید و نگران نباشید چه می شود و به عقب بر نگردید. در مرحله انتخاب راه حل نهایی، کار را به درازا نکشانید و وارد جزئیات نشوید. نسبت به خود اعتماد داشته باشید زیرا شما می توانید در مورد پیامدهای راه حل، واکنش های مناسب داشته باشید
گام 11- تصمیم نهایی خود را برنامه ریزی کرده و آن را اجرا کنید. در اینجا شما باید مشخص کنید که چه می خواهید انجام دهید و مشخص کنید که در چه زمان و چگونه می خواهید آن را به انجام برسانید. در نگرش خود واقع بین باشید. آیا می توانید فعالیت های لازم برای تحقق راه حل نهایی را انجام دهید؟ آیا منابع کافی دارید؟ بودجه شما چقدر است؟ آیا محدودیتی در زمان دارید؟ آیا از تسهیلات لازم برخوردارید؟ چه گام های را باید بردارید؟ چه سیستم ها یا فرایندهایی باید در سازمان شما تغییر یابد؟ وقتی که برنامه تان کامل شد، باید آن را به اجرا بگذارید. جدولی درست کنید که شامل شروع و پایان فعالیت هاست و نقاطی که نشان دهنده موفقیت های میانی است (مایل استون) را معلوم کنید. مطمئن شوید که مجریان می توانند برنامه را به خوبی انجام دهند و همه افراد دست اندرکاران با یکدیگر ارتباط درستی داشته و گردش اطلاعات از پیشرفت برنامه در اختیار تمام کسانی که لازم است می رسد
گام 12- دائماً بررسی کنید که آیا فرایند اجرای راه حل به خوبی پیش می رود یا نه. خوب است که جلسات منظم روزانه یا هفتگی داشته باشید تا از پیشرفت درست کار راضی باشید. مطمئن شوید که همه چیز بر اساس برنامه پیش می رود. بر اساس گزارش ها، نظرسنجی ها و بازخوردهای افراد و تنش بین افراد متوجه میزان موفقیت خود باشید. از این فرصت استفاده کنید که چه چیزهایی را باید برای آینده یاد بگیرید. اگر همچنان مسئله باقی مانده است یا انتظارات شما برطرف نشده است، همکارانتان را صدا بزنید. ببینید که آیا برنامه واقع بینانه است، آیا منابع کافی بوده، آیا اولویت بندی ها درست بوده است. اگر لازم شد، باید برنامه را تغییر داد. حتی اگر لازم شد این 12 گام را نیز مجدداً انجام دهید تا جایی که مسئله کاملاً حل شود.
منبع
No comments:
Post a Comment