نکته 138 - مجموعه برنامه های کاربردی – برنامه ریزی روزانه

مجموعه آمارهای به دست آمده از تحقیقات یک موسسه بهره وری، گویای آن است که افراد تحصیل کرده، به طور متوسط تنها برای بیست دقیقه از روز خود برنامه ریزی می کنند. در صورتی که با برنامه ریزی روزانه، میزان موفقیت در کار، افازایش خواهد یافت. در زیر برخی از نکاتی که در برنامه ریزی روزانه می تواند مورد توجه قرار گیرد، فهرست شده است

ء* موفقیت بلند مودت خود را به تصویر بکشید و آنچه را می بینید بنویسید. اهداف خود را مرتباً مرور کنید. اهداف شما باید مشخص، قابل اندازه گیری، قابل انجام و قابل مقایسه با وضعیت کنونی شما باید باشد. همچنین باید دارای یک سقف زمانی باشد. به قول استیفان کاوی (نویسنده کتاب هفت عادت مردمان موثر) : «در ذهن خود از آخر به اول شروع کنید»ء

ء* برای خود فهرستی از کارهای قابل انجام به صورت روزانه بنویسید. این فهرست به صورت تیتر وار باشد. مثلاً تهیه گزارش

ء* فهرست کارها را به اولویت های 1 ، 2 ، 3 و 4 تقسیم کنید

ء* اولویت 1 برای موفقیت بلند مدت شما لازم است. اگر کار دیگری برای انجام در آن روز نداشتید، اینها فعالیت هایی هستند که تا یکماه دیگر به نتیجه خواهند- رسید

ء* اولویت 2 مربوط به کارهایی است که به عنوان بخشی از وظایف شغلی خود باید انجام دهید. این فعالیت ها ممکن است ضروری باشد اما مهم نباشد

ء* اولویت 3 کارهای غیرنوشتاری و چاره ناپذیر اما مهم است مانند کارهای اداری ، مسافرت و امور شخصی

ء* اولویت 4 کارهایی هستند که می تواند به تاخیر بیافتد، واگذار شده و یا حذف شود

ء* با کارهای اولویت 1 شروع کنید. در ابتدا به کارهای اولویت 3 نپردازید زیرا ساده هستند. همچنین کارهای اولویت 1 خود را به کارهای کوتاه تر قابل راهبرد تقسیم کنید تا انجام آن ساده تر شود

ء* هر کاری که انجام می دهید را رویش خط بکشید تا به شما احساس پیشرفت دست دهد

ء* زمان خود را برای فعالیت های حجیم، محدود کنید. اگر کسی خواست شما در این زمان ببیند، بگویید متاسفم، دستم بند است

ء* برای تمام زمان خود برنامه ریزی نکنید. زمانی را برای کارهای ضروری، فرصت های خاص و تفکر کنار بگذارید

ء* مدیر خود باشید. از خود بپرسید که آیا به اهداف خود رسیده اید و چه تغییراتی را باید در برنامه بدهید تا بتوانید به اهداف خود برسید

ء* همین الان کارهای خود را انجام دهید. مردم اغلب می گویند «هفته بعد با من تماس بگیر تا یک قرار ملاقات بگذاریم». به این افراد بگویید : همین الان آن را انجام بده تا یک تماس تلفنی صرفه جویی کرده باشیم

ء* زمانی را برای ایجاد تعادل در زندگی اختصاص دهید شامل بودن با خانواده، ورزش، تفرج و فعالیت های معنوی و اجتماعی

ء* زمانی را برای مشاهده و بررسی نحوه انجام امور خود اختصاص دهید تا منوجه شوید که کارهایتان را چگونه انجام می دهید و چه فرصت هایی برای بهبود، نهفته است. اغلب مردم فقط می توانند یک چهارم وقتشان را صرف کارهای با اولویت 1 کنند، یعنی آنها 4 ساعت در هفته را صرف امور کلیدی می کنند

منبع

http://getmoredone.com/2010/02/how-to-plan-your-day/