نکته 90 - اولويت بندي اهداف

دانستن چگونگي اولويت بندي اهداف، يکي از مهارت هاي تفکر استراتژيک است. در هر فعاليتي، مي توان زمان و انرژي را در بي نهايت کار صرف کرد

درباره اهدافي که مي خواهيد به انجام برسانيد، فکر کنيد. براي اين اهداف يک برنامه زمانبندي روشن و شفاف داشته باشيد. هرچقدر اين برنامه زمانبندي واقع بينانه تر باشد، احتمال اجتناب از آشفتگي بيشتر است. نداشتن برنامه زمانبندي مصادف است با مصرف غير موثر منابع

چگونگي تنظيم برنامه زمانبندي واقع بينانه

مدت زمان انجام هر فعاليت را تخمين بزنيد. دياگرامي ترسيم کنيد که زمان همه فعاليت ها را نشان دهد. زمان انجام کل کار را نيز محاسبه کنيد. مدت زمان محاسبه شده را با زمان ديگر برنامه هاي مشابه مقايسه کنيد. آيا برنامه زمانبندي شما واقع بينانه است؟ آيا لازم است زماني را صرف وقايع پيش بيني نشده بگذاريد؟ آيا لازم است که برنامه مقداري فشرده تر شود تا براي فازهاي احتمالي بعدي، زمان آزاد کرد؟

فعاليت هايي که پيش نياز ديگر کارها هستند را مشخص کنيد. اين فعاليت ها، گلوگاه هاي کار هستند

بعد از انجام هر تغييرات ضروري، آن را به ديگر دوستان، همکاران يا ديگر افراد متخصص بدهيد تا نظرشان را درباره مشکلات احتمالي بدهند. آنها ممکن است مشورت هاي خوبي به شما بدهند. بعد از گرفتن اطلاعات خوب، طرحتان را براي حل مشکلات پيش رو و نهايي سازي برنامه ارائه دهيد

چگونگي اولويت بندي کارهاي جاري

وقتي که به برنامه تان نگاه مي اندازيد، مي بينديد که يک ليست بلند از کارهاي که بايد در هر مقطع از زمان انجام دهيد، پيش روي شماست. اين ليست کارهاي اجرايي را نبايد بر اساس اولين کاري که قابل انجام است يا ساده ترين کارها پيش برد. بلکه لحظه اي مکث کرده و اين کارها را اولويت بندي کنيد. مبناي اولويت بندي اين باشد که کدام فعاليت در تحقق هدف اصلي، نقش بيشتري دارد

از خودتان بپرسيد : کدام يک از اين فعاليت ها حياتي تر است؟ کدامشان نتايج بيشتري را در بر خواهد داشت؟ کدامشان نقش کمتري در تحقق هدف اصلي دارد؟ کدام کارها قابل واگذاري است؟

به خاطر داشته باشيد که برخي از کارها ضروري است اما در هدف اصلي نقش چنداني ايفا نمي کند؛ مثلاً تهيه گزارشي که زمان انجام آن فرارسيده است و نمي توان آن را به تاخير انداخت. اگر شما عمده زمان خود را صرف کارهاي فوريت دار که نقشي در هدف اصلي تان ندارد کنيد، شما در خطر عدم تحقق هدف اصلي تان قرار خواهيد گرفت

با تعيي اولويت فعاليت هاي جاري، خواهيد فهميد که انرژي و زمان خود را صرف چه کارهايي و با چه ترتيبي کنيد. به اين ترتيب شما مي توانيد زمانتان را تقسيم بندي کرده و کارهايي که بايد امروز، فردا، هفته آينده و ماه آينده انجام شود را متوجه شويد

شما همچنين مي توانيد مشخص کنيد که کدام يک از فعاليت ها را مي توانيد به ديگران واگذار کرده و يا حتي از انجام آن صرفنظر کنيد

هر پروژه شامل ليست بلندي از فعاليت هاي اجرايي است. از کجا آغاز مي کنيد؟ چگونه مي فهميد که کدام فعاليت ها حياتي تر هستند؟

منبع

http://ww3.harvardbusiness.org/corporate/demos/hmm10/strategic_thinking/establish_clear_realistic_timelines.html